Aumentar a retenção de novos alunos é uma das principais preocupações da equipe de marketing de uma Instituição de Ensino. Após todo o esforço para atrair e captar novos alunos, é preciso cuidar para que eles permaneçam na Instituição.

Para isso, é essencial que a Instituição esteja atenta a esse novo aluno, acompanhando-o durante o primeiro semestre de sua jornada acadêmica, a fim de identificar e contornar as insatisfações e dificuldades que podem levá-lo a desistir ou cancelar sua matrícula, e principalmente, encantá-lo para continuar estudando na sua IES.

Esse foi o tema do estudo apresentado pelo diretor da Educa Insights, Luís Trivelato, no 10º CBESP. Esse estudo mostrou, entre outras coisas, a importância do relacionamento instituição-aluno nos primeiros seis meses, a fim de reforçar a percepção de valor e diferenciação frente à concorrência, com foco no aumento da retenção.

Inspirado na palestra do Trivelato, abordarei nesse texto alguns dos pontos ressaltados no estudo e que podem ser explorados pela sua IES, tanto para a modalidade a distância quanto a presencial, para aumentar sua taxa de rematrícula de calouros.

Continue lendo esse texto para saber mais sobre como incrementar o relacionamento com seu novo aluno nos primeiros 6 meses.

Explore a jornada do seu novo aluno até a rematrícula

Após semanas, sua Instituição finalmente conseguiu converter aquele candidato em matriculado. Sua estratégia de captação funcionou. Agora é hora de cuidar para que esse novo aluno tenha uma experiência positiva e continue estudando na sua IES.

O que sua equipe de marketing preparou para manter o novo aluno engajado com sua Instituição de ensino e garantir a rematrícula ao final do semestre?

A tão sonhada renovação é fruto de todas as experiências vividas por ele ao longo dos meses e do quanto a sua IES continua relevante em sua vida.

Além do planejamento estratégico e execução das ações para captação, é essencial que sua equipe esteja atenta a outras etapas da vida do novo aluno. Prepare conteúdo relevante e de valor, através dos indicadores do mercado educacional, para ajudá-lo a aproveitar o curso, se sentir valorizado e ter uma ótima experiência com sua IES.

Pós-matrícula

É fundamental que sua IES não pare de se comunicar com seu novo aluno após a matrícula. Afinal, ele está cheio de dúvidas e expectativas que, se não forem atendidas, poderão deixá-lo desmotivado e levá-lo a cancelar a matrícula.

É muito comum investir grande parte dos esforços na produção da campanha de captação e se esquecer das próximas fases da jornada do novo aluno na sua IES.

Agora é hora de ensiná-lo como ter um bom rendimento durante o curso, se planejar para entregar os trabalhos acadêmicos e ajuda-lo a conciliar os estudos com a vida pessoal. Lembre-se que esse é o momento ideal para encantá-lo, mostrar-se relevante e entregar informações úteis sobre essa nova etapa de sua vida.

Por exemplo, prepare conteúdo de boas-vindas para o primeiro dia de aula e poste em suas mídias sociais, prepare um e-book para ensinar o novo aluno sobre os próximos passos no sistema do aluno e alinhe com seu time de marketing a distribuição inbox desse material para aqueles alunos que foram captados pelas mídias sociais.

Além disso, na véspera do início das aulas, oriente seu analista de mídias sociais para conversar com os novos alunos e desejar um bom semestre letivo.

A partir de uma ferramenta de monitoramento de mídias sociais especializado no segmento educacional, seu analista conseguirá interagir e enviar, de forma estruturada e organizada, mensagem de boas aulas, seja nos comentários nos posts de relacionamento ou por mensagem inbox para os alunos que, durante o processo de captação, se relacionaram com sua IES por esse canal e se matricularam.

Dificuldades acadêmicas e financeiras

Ter dificuldade para acompanhar as aulas, ter baixo rendimento acadêmico, dificuldade para conciliar outros compromissos pessoais com os estudos ou atrasos nas mensalidades são bem comuns na vida do novo aluno.

Esses são alguns dos sinais que demonstram quais alunos têm potencial de não renovarem a matrícula para o próximo semestre.

É importante que sua IES esteja atenta aos sinais que demostrem que o novo aluno está com dificuldades acadêmicas ou financeiras e prepare um plano de ação para essas situações. Nem sempre seu aluno procurará o setor responsável para ajudá-lo.

O comportamento natural desse aluno da geração Y é procurar ajuda nos canais digitais da sua IES, como as suas páginas nas mídias sociais.

Sua IES deve monitorar as mídias sociais para identificar esses alunos com dificuldades acadêmicas ou financeiras e definir ações para ajudá-los a resolvê-las.

Ao identificar uma citação com alguma reclamação sobre uma prova perdida, dificuldade para repor uma aula ou problema para gerar o boleto de pagamento, por exemplo, o analista de mídias sociais poderá abordar esse aluno para ajudá-lo a resolver seu problema.

Uma vez coletadas as informações desse aluno e entender seu problema, o analista deverá direcionar as dúvidas e dificuldades para o setor responsável e buscar a solução para o problema, podendo assim, reverter uma potencial evasão.

Campanha de rematrícula

Se já é bem comum os alunos veteranos se esquecerem do dia para renovarem a matrícula, apesar de estarem acostumados com os processos de renovação, imagina para o novo aluno que está se adaptando a rotina de estudante universitário.

A rematrícula para o segundo semestre será o resultado de todo o trabalho feito pela IES para construir e fortalecer a percepção de qualidade na mente do novo aluno ao longo dos primeiros meses.

É essencial que sua IES se prepare para orientar esse novo aluno no processo de renovação. Treine seu analista de mídias sociais para identificar e ajudar os calouros com dúvidas sobre a rematrícula.

Não deixe para divulgar a campanha de rematrícula ao final do semestre, quando seu aluno já está cansado após a maratona de provas finais. Prepare e programe posts nas suas mídias sociais, com lembretes sobre as datas para rematrícula e utilize uma ferramenta de monitoramento para avaliar os melhores horários para publicação.

CRM – Automatizando processos

Não somente nos primeiros meses, mas em toda sua jornada acadêmica, é essencial que sua IES esteja atenta aos sinais de evasão, tais como pendências financeiras ou baixo rendimento acadêmico, e esteja preparada para agir e, assim, revertê-los.

Para isso, sua Instituição pode utilizar, além de uma ferramenta de monitoramento de mídias socais especializada no segmento educacional, uma ferramenta de CRM especializada em instituições de ensino para gerenciar e configurar as réguas de relacionamento com os alunos, através da integração com os sistemas de gestão da instituição.

A partir das informações coletadas nos sistemas de gestão da IES, tais como ocorrências acadêmicas e problemas financeiros, e a configuração das réguas de relacionamento pós matrícula, a ferramenta de CRM permitirá à IES automatizar o disparo de e-mails e SMS.

Dessa forma, seu analista de marketing terá mais tempo trabalhar em ações de relacionamento com o novo aluno e sua IES conseguirá agir o mais cedo possível para reverter uma potencial evasão.

Se deseja aprender como aumentar sua taxa de retenção, sugiro a leitura do e-book 13 Desafios do Programa de Mídias Sociais para Instituições Privadas de Ensino Superior, que fala da importância e como utilizar as mídias sociais da sua IES para se relacionar com alunos e candidatos.

Fique à vontade para deixar seu comentário ou dúvida abaixo.

Até a próxima.

Marcus Aquenaton: CEO – Planeta Y. Durante 15 anos atuei como gestor de marketing e comunicação no Ensino Superior. Passei por diversas universidades. Fiz parte de comitê de estratégia e inovação e palestrei em diversos eventos do mercado educacional brasileiro. Ao longo deste tempo, foram mais de 100 mil novos alunos captados, seja por meio de campanhas de vestibular, seja através de campanhas de relacionamento, do offline e eventos ao online e social media.